従来のリアル株主総会に代わる新しいスタイルとしてバーチャル株主総会が注目されています。
しかし、機器や設備の準備など解決しなくてはいけない課題も多くあります。
バーチャル株主総会の概要や法律の問題、必要な機器などについて解説します。
バーチャル株主総会を実施するには？実現方法や注意点を紹介
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従来のリアル株主総会に代わる新しいスタイルとしてバーチャル株主総会が注目されています。
しかし、機器や設備の準備など解決しなくてはいけない課題も多くあります。
バーチャル株主総会の概要や法律の問題、必要な機器などについて解説します。
リモートミーティングの導入など、ビジネスのあらゆるシーンで、ICTによる業務スタイルが見られるようになってきました。
そのような状況の中で新しい株主総会のスタイルとしてバーチャル株主総会が注目されています。
株主が株主総会会場まで足を運ぶ必要がないため、遠方の人や多忙な人、体調の不安がある人も参加しやすいのが魅力です。また、2020年からのコロナ禍のように会場に多くの人が集まることを避けたい場合にも役立つと考えられています。
しかし、実施するためには機材やシステムの導入に関する問題など、クリアすべきものが多く、不安を感じる担当者もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、バーチャル株主総会について概要や種類、用意すべきものなどについて紹介します。
まずは、バーチャル株主総会の概要、種類について解説します。現行の会社法と合わせて、バーチャル株主総会で可能なことについても見てみましょう。
従来の株主総会（リアル株主総会）は取締役や株主などが一堂に会して行ってきました。しかし、新しいスタイルとしてインターネットを介したバーチャル株主総会が注目を集めています。企業は専用のWEBサイトなどを通じて株主総会を配信し、株主は会場を訪れる必要がなく、遠隔地で傍聴や質問などができるというものです。
遠方にいるままで参加ができるということは、感染症のまん延などで多くの人が室内に集まることが難しい場合にも有用です。
そんなバーチャル株主総会には以下の種類があります。
・ハイブリッド型バーチャル株主総会
リアル株主総会を開催しつつ、何らかの事情により会場を訪れることのできない株主などが、インターネットを介して傍聴、質問などをします。参加型、出席型の2種類があります（参加型、出席型については後述します）。
・バーチャルオンリー株主総会
広い会場を使用したリアルでの株主総会を行わないことがハイブリッド型バーチャル株主総会との違いです。取締役や株主は全員が、インターネットなどの手段を用いてリモートで出席をします。
ところで、従来は、会社法の第二百九十八条第1項一号において株主総会の会場を定めなくてはいけないとされていることから、バーチャルオンリー株主総会の実施は日本において難しいとされてきました。
しかし、2021年2月に閣議決定された産業競争力強化法の改正案の中で、「場所の定めのない株主総会等」を特例的に可能にすることが盛り込まれるなど、バーチャルオンリー株主総会も現実的になる可能性があります。
現在、経済産業省でもハイブリッド型バーチャル株主総会に対する議論が進み、2020年には「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」の策定も行われました。
経済産業省がバーチャル株主総会に着目する背景としては、企業の成長や価値向上には株主との対話が重要であり、その意思決定機関としての株主総会について、十分な環境整備が必要であるという考えがあります。
そのため、2018年9月からは「さらなる対話型株主総会プロセスに向けた中長期的課題に関する勉強会」などを実施し、さらには経済産業省の公式サイトにて広く意見を随時、募ってきました。
そして、2019年9月には「新時代の株主総会プロセスの在り方研究会」を立ち上げ、上述したハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド策定に向けた議論が重ねられてきました。
ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイドの中でも、バーチャル株主総会のメリットとして挙げられているのは、遠方の株主が株主総会に参加しやすくなるということです。
参加方法が多様化し、株主の利便性を図ることで、企業側としては株主重視の姿勢をアピールできます。また、より多くの人が参加することにより株主総会の透明性の向上も期待されています。
ただし、留意点としては、映像や音声が途切れることのないインターネット環境や、機材、株主側のインターネット環境などが挙げられています。
ハイブリッド型バーチャル株主総会には参加型と出席型があります。参加型は株主特設されたWEBサイトなどで株主総会の審議を傍聴することを言います。
出席型は株主などが遠隔地にいたまま、インターネットを通じて株主総会に出席し、質問や動議などを行うことができます。
ただし、それぞれいくつかの留意点があります。
ハイブリッド参加型バーチャル株主総会の留意点
・株主がインターネットを使える環境でなければ行うことができない
・映像がオープンになった場合の肖像権の問題
・円滑に株主総会を進めるためのシステムの構築
また、ハイブリッド出席型バーチャル株主総会については、質問や議決権行使の形態が広がることでより議論が深まり、個人株主により議決権行使の活性化につながる一方、以下のような留意点が挙げられます。
ハイブリッド出席型バーチャル株主総会の留意点
・質問者の選別をどのように行うのか
・円滑な質疑応答や議決権行使ができるインターネット環境の整備
・濫用的な質問が増加する傾向への注意
・なりすまし対策に慎重を期すべき場合は、二段階認証やブロックチェーンの活用の検討も
株主総会で企業側が行うこととしては、株主総会招集の決定、招集通知の送付、株主総会の準備、株主総会当日の運営、議事録の作成・保存といった流れが一般的です。
さらに、バーチャル株主総会ではリアル株主総会にはない注意ポイントがあるのでご紹介します。
株主総会の日時が決定したら、取締役は株主に対して招集通知を発送します。その際、リアル株主総会での招集通知内容に加え、以下のような点を明記します。
・参加型の場合は当日に議決権行使が行えないため、事前に書面などで議決権行使を行うか、代理人への委任を行うことを通知
・バーチャルで参加、出席する場合のURLやID、PASS
・議決権行使の方法についての説明
・万一、通信障害が起きた場合に関する告知
・質問回数や、テキストで質問する場合の文字数の制限などについてのルール
・動議の取り扱い
など。
株主もバーチャル株主総会は初めての経験という人が多く、混乱を招くと思われる点について、あらかじめ明記することが大切です。
バーチャル株主総会では通常のリアル株主総会開催に必要な会場の準備や、ライブ配信に必要な機器・システム、本人確認の認証システム、質問・動議や議決権行使ができる環境が必要となります。
また、準備段階だけではなく配信中や配信後の運用まで、機材とシステムについて詳しい知識を持つスタッフが必要です。
さらに、個々のプライバシー漏えいを防ぐなど、セキュリティ面での注意も十二分に行わなくてはいけません。
TKPの「ハイブリッド型バーチャル株主総会プラン」はこのような問題を解決していますが、詳しくは最終章で紹介します。
議事録の作成にあたってリアル株主総会と異なる点としては、会場に出席していない株主や役員の出席方法も書き加えます。たとえば「テレビ会議」などと書き加えます。
これは、会社法施行規則第七十二条3項一号に、株主総会の議事録には、「当該場所に存しない取締役（監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役又はそれ以外の取締役。第四号において同じ。）、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が株主総会に出席をした場合における当該出席の方法」を記載しなくてはいけないとされているからです。
国内では2020年に行われた株主総会の内、ハイブリッド出席型バーチャル株主総会は9社、ハイブリッド参加型バーチャル株主総会は113社が実施されました。バーチャル株主総会を行っている企業は国内外で多くありますが、一例をご紹介しましょう。
ソフトバンク／国内
コロナウイルス感染予防の目的があり、ソフトバンクグループ株式会社では台40回定時株主総会をオンラインで開催しました。株主専用WEBサイトを通じ、株主は出席、議決権行使、質問などを行いました。また、取り上げた質問が企業に都合のよいものだけではないことを示すため、後日、自社サイトに投稿内容をそのまま公開しています。
グリー／国内
グリー株式会社では2019年に双方向のバーチャル参加型株主総会を実施し、2020年の第16回定時株主総会ではバーチャル出席型株主総会を行っています。会場からインターネットを通じてライブ中継が見られるようにしたとともに、議決権行使や質問などができるようにしました。また、バーチャルでの出席者も一体感を持てるように、拍手ボタンも設置しています。
インテル／アメリカ
アメリカは2000年にデラウェア州がバーチャルオンリー株主総会を認める法律を制定して以降、多くの州でバーチャル株主総会が認められてきました。インテルでは効率的に株主とコミュニケーションを図るためにバーチャルオンリー株主総会を実施バーチャル株主総会に参加するための技術的なサポートを提供することなど、株主の利便性を図っています。また、総会の開催中にも随時、質問を受け付けています。
海外の動向
イギリスやニュージーランド、カナダなどではバーチャルオンリー型株主総会が会社法のモデル定款で許容され、ドイツなどでもハイブリッド型バーチャル株主総会が認められています。
バーチャル株主総会を行うにあたり、もっとも心配なのが機材の問題ではないでしょうか。多くの株主と会場をつなぐには、回線やモニターなどさまざまに準備をしなくてはいけません。しかし、技術的な知識がないと、準備に手間取ることも多くあります。
その点、TKPが提供する「ハイブリッド型バーチャル株主総会プラン」であれば、必要なものがすべてパッケージになっているので、機材や技術の知識がなくても問題がありません。
音響機器一式、インターネット回線、ハンディカムなど機材・設備をレンタルするほか、配信オペレーターも手配し、さらに前日と当日のリハーサルもサポートしています。
出張型、参加型ともに対応していますが、とくに出席型ではブロックチェーン技術を用いた「WILLsVote（ウィルズボート）」で、堅固なシステム体制を確保しています。
ちなみに、ブロックチェーンとは分散型ネットワークの複数のコンピューターに暗号技術を用いることで、一部のコンピューターで改ざんが行われても、ほかの多数のコンピューターが正確な記録を行っているため、不正が防げるというものです。
情報の漏えいを防ぐためにも、専門家に任せることをおすすめします。
感染症予防などの対応もあり、バーチャル株主総会を行う企業が出てきました。遠方の株主も参加がしやすくなることもメリットの一つです。ただし、機材や回線など準備しなくてはいけないものが多く、円滑な株主総会を行うためにはハードルが高いと感じている企業も多いと考えられます。 そこでTKPでは、バーチャル株主総会に必要な機材やシステムをパッケージにした「ハイブリッド型バーチャル株主総会プラン」を用意しています。ぜひ、ご検討ください。